やりたいことを最大化させる時間管理の３ステップ
早速ですが、時間管理をより良くするために何かしていますか？1日にもっと時間があったらいいのにと思うことはありませんか？工夫しても工夫しても時間が足りないと感じストレスがたまることがありますか？これらに当てはまる方はぜひご覧ください。
私は都内通勤する千葉在住のサラリーマンです。2児の父親であり、個人で小規模な事業も始めました。セールス、マーケティング、会計、税務、資産運用、マインドセット、ITリテラシーといったビジネスパーソンとして必要なスキル・ノウハウについても満足がいくほど習得出来ておらず、学習の必要性を感じています。そのため、日々”時間が足りない”と思って暮らしています。そんな私が、やって良かったと思う時間管理のためステップについてご紹介します。
まず、時間管理は、1日、1週間、1ヶ月、そして1年と期間によって大きく視点が異なります。また、人生のどのステージにいるのかによっても異なり、学生にとっての時間管理のコツは、社会人のそれとは大きく異なります。例えば、受験生であれば、試験日から逆算し、科目ごとの時間配分、それに応じた数カ月単位での学習スケジュールを大まかに策定する。そして、最終的には1日単位のスケジュールに落とし込んで、毎日同じタイムスケジュールでこなす。というのが一般的でしょう。一方、社会人の場合には、日々スケジュールが変わり、やるべきプロジェクトも同時並行で複数が走っているなどということが多いと思います。そのため、「日々スケジュールが変わるので、細かい時間管理なんて意味がない」と思われる方もいるでしょう。しかし、流動的なスケジュールが多い社会人こそ、時間を積極的に管理していく必要があるとも言えると思います。そのため、今回は社会人の時間管理について焦点を絞ってお伝えしていきます。
１．現状を把握し、時間を「見える化」する
多くの人は、自分の現状に沿ったスケジュールを無意識にこなしています。社会人の方は、現在勤めている会社の営業時間に従って行動していると思います。起床し、服を着て、食事をし、時間をかけて出勤し、そこから自分の仕事場へ行く。その際、毎日の習慣となっているものについては無意識に行動を行っていることが多いと思います。例えば、朝起きてすぐにテレビをつけ、トースターでパンを焼き、コーヒーを淹れるためにお湯をわかすといったことです。では、そこになんの問題があるのでしょうか？時間管理のコツと何か関係があるのでしょうか？
私は「使っている時間を意識化する」ことが時間管理をする上で一番最初のステップであり、最も重要なことだと確信しています。そうした視点からの時間管理術について、ステップバイステップでお伝えしていきます。
1日のスケジュールを作成する
起床した時間、朝何をし、何時までに何をするのか、紙に書き出してみてください。土日など、特定の曜日が他と異なる場合はその曜日も作りましょう。最近は無料の時間管理アプリなどもありとても便利です。私は24時間を円グラフで管理できる「一日予定表」アプリを利用しました。作成する際には、自分のスケジュールについて、すでに知っていることを記録しましょう。例えば、毎週繰り返しがある予定なのか、特定の日にやらないといけないことなのか、スキマ時間に行えるタスクなのか、などです。自分が毎日何をしているのか正確に把握している人はほとんどいませんので、計画にスケジュールを立てられなかったと神経質になる必要はありません。はじめはラフに計測する程度で良いと思います。
かかった時間を計測する
スマホのストップウォッチ機能などを利用して、それぞれのタスクにどれくらい時間がかかるか見てみましょう。自分の習慣とそれにかかる時間を意識して調べていくので、数日かかるかもしれません。しかし、最終的には、自分がどれだけの時間を使っているのかがわかるようになります。私は、30分で終わらせる予定だった資料に3時間かかっており、その他の予定が出来なかったという結果が出て、自分のスケジューリングの見積の甘さを実感しました。
周りの人は「タスクにどの程度時間をかけているか」確認する
周りの人に、何かをするのにかかる時間を聞いてみてください。他人が何かにどれくらい時間がかかっているのかを知ると、案外自分がかかっている時間を大きく異なることが多くあります。同僚、上司、仲間、家族など、あらゆる人に聞いてみてください。そうすることで、自分の時間感覚がどういったものかがわかってくると思います。資料作成にかける時間、食事、お風呂に入る時間など、とてもばらつきがあってとても面白い発見が出来ると思います。
２．自分自身に「この時間の使い方で満足か？」を問う
1時間ごとにやったことを見直し、この時間の使い方はベストか（もしくは合格点）を自分自身に対し質問してみます。これによって自分の生産性が高まると同時に、「時間の使い方は合格点」と判断した場合には、達成感を味わうことができ、他の時間も良いものにしたいという動機になります。私の場合は簡単な気づきを走り書きでメモしていますが、別にメモする必要もないと思います。「ついSNSをみてしまった」「ネットで仕事の調べものをしていたら、当初と関係ない記事に見入ってしまった」など、私は多くの気づきがありました。ここが時間管理を行う上の一つの勘どころかなと思っています。
３．優先順位を決める
時間は限られた資源であることは認識しているものの、ついついいくらでも詰め込めるかのように「あれもこれも」と予定を詰め込みがちです。会社の仕事をばっちりこなし、子育てにも力を入れ、自身のスキルアップのための学習にも余念がない。そして、飲み会では豪快に遊び、休みには趣味を謳歌する。そして、自分の副業にもチャレンジしたい。
これを実現したくてタイムマネジメントに興味を持ちましたが、明らかなキャパオーバーであることを理解しました。その場合の対処方法は2択です。
時間を増やすか、何かを捨てるか
時間を増やすという点については、「朝早く起きる」ということが一案です。私は朝5時に起き、このブログのようなアウトプットの時間に充てています。朝早く起きる利点はものすごくあり、別の記事でその良さを共有したいと思いますので、ここでは割愛します。
一方、”何かを捨てる”というのは、とても難しいことでした。そもそも、「やらないといけないこと」と「やりたいこと」の集まりなので、やりたいことを捨てたくないという気持ちでいっぱいになりました。
「やらないといけないこと」を徹底的に効率化してみる
やりたいことに最大限時間を割けるよう、「やらないといけないこと」を効率化する方法を今一度考えます。特に「今までこうだったから」という感じで行っていることは効率化できる可能性が高いです。仕事の場合は、自分の判断だけではどうにもならないことも多いかもしれませんが、周りを巻き込み、デジタルの力を借りる、作業のシステム化にチャレンジしていきます。
実際に私が仕事で効率化したものをご紹介します。
・見積を廃止し、ウェブサイトに価格表として掲載する。
・受注処理をルーティーン化して、事務担当にお願いする。
・お客さんとの打ち合わせは基本オンラインでお願いする。
・可能な限り在宅勤務とし、通勤時間をなくす。
・問い合わせが多い事項は、FAQとして、ウェブサイトに掲載する。
・サポートデスクを作って、問合せはそこで受けてもらう。
・製品紹介は個別に実施せず、セミナーと称し、複数社まとめて実施。
・「参加しているだけ」の会議は欠席し、後から録画データで必要なところだけ確認。
このようなことは、みなさんの業務でも出来る可能性があるのではないでしょうか。特に繰り返し作業となるところは仕組み化すればかなり楽になります。
その他、プライベートで取り組んだことはこちらです。
・同じ服を複数用意し、毎日同じ格好をする。
・ご飯は多めに作り、作り置きする。
・掃除機はルンバ
・食器洗いは食洗器
・荷物は全部置き配
・食材はネットスーパーで配達してもらう
捨てることを決める
優先順位が低いやりたいことを思い切って捨てます。「まぁなんとなくやりたい」というレベルであれば、捨てることは苦ではないと思いますが、やりたい思いが強めなことがらを捨てるのは忍びないものです。ただし、決断とは、すなわち「決めて絶つ」ということなので、何かをやるためには思い切って捨てる勇気が必要です。
私が捨てたこと（やらないと決めたこと）はこちらです。
・服を買わない。
・ファッション雑誌を購読しない。
・テレビ、NETFLIXを観ない。
・飲み会の二次会に行かない。
・ジムに行かない。
・大人な動画は観ない。
・突然のお誘いは基本断る。
・趣味を絞る（サーフィンのみ）
・苦手克服系のスキルアップは後回し
やりたいことに順番をつける
ここまでのアクションで、やらないといけないことを出来る限りそぎ落とし、捨てると決めたことも明確化出来ました。あとは、どうしてもやりたいことに順番をつけ、時間配分するだけです。
”本当にやりたいこと”について、じっくり考える良い機会です。何が本質的にやりたいことなのか、今やるべきかという視点で散歩でもしながら考えてみることをおすすめします。
徒然草の一節には、このようなものがあります。法師になった際には、歌と乗馬があれば便利だと思い打ち込んでいたら年老いてしまい、本当に大事な学問を怠ってしまった。という内容です。
若きほどは、諸事につけて、身を立て、大きなる道をも成じ、能をも附き、学問をもせんと、行末久しくあらます事ども心には懸けながら、世を長閑に思ひて打ち怠りつゝ、先づ、差し当りたる、目の前の事のみに紛れて、月日を送れば、事々成す事なくして、身は老いぬ。終に、物の上手にもならず、思ひしやうに身をも持たず、悔ゆれども取り返さるゝ齢ならねば、走りて坂を下る輪の如くに衰へ行く。
徒然草（吉田兼好）
新しいスケジュールを作成する
新しいスケジュールを紙やアプリなどで作成します。この時に、睡眠時間や食事、お風呂などの時間は予め予定に入れブロックしておきます。その後、優先順位が高い事項についても予定に組み込んでしまいます。自分の時間を天引きするのです。これにより、突発的な予定や他人からの頼まれ事などがあった場合に、すでに入っている自分の予定があるので、「この予定をやめてまでやることか？」という判断が入るようになり、自分のやりたいことが確実に出来る可能性が高まります。
定期的に振り返り、時間の使い方に満足か確認する
やると決めたことがなかなかできないというのは、多くの人が共感する悩みだと思います。新しい習慣を確実に守るために、1週間のうち、何がうまくいき、何がうまくいかなかったかをじっくりと確認する時間を必ず設けてください。注意深く行動し、習慣を変えるには努力が必要です。また、多くの時間が必要となります。習慣の種類によって変化をもたらす期間は変わると言われており、片付けや勉強などの行動習慣には1ヵ月、ダイエットなどの身体習慣には3か月、ネガティブ思考などの思考習慣には6ヵ月かかります。時間管理には思考習慣が大きく関わるため、ゆっくりと気長に取り組むことで、より良い方向に変わっていくでしょう。
まとめ
この記事では、主に社会人の方で「時間が足りない」「本当に重要なことが出来ていない気がする」と思っている方へ向けてまとめました。社会人の可処分時間は思っているよりとても少ないので、少しでも有効に使い、将来的には可処分時間をどんどん増やせるよう、一緒に取り組んでいきましょう！
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